Fases de la Negociación en Compras

A Negociar, que es gerundio

Acudir a una reunión apelando a tu experiencia y sin prepararla convenientemente es como entrar a un combate de judo con ampollas en los pies. No es la mejor opción. Si fuéramos a dar una conferencia lo podríamos suplir con tablas, pero en la lucha cuerpo a cuerpo de una negociación, vamos a darle ventaja a la contraparte.

Que conste que era de los pensaba que negociar era una pérdida de tiempo. No disfrutaba con ello. Con el tiempo uno se sosiega, sin llegar a ser un “sosegadito”, y le va viendo el por qué al asunto de negociar. ¿Cabe mayor negociación que la diaria en nuestra propia casa? Yo diría que incluso esa ES la negociación suma por que no hay preparación es a salto de mata y sin fin. Toda la vida. Toda la vida estamos negociando. Y toda la vida estamos solventando problemas. Por eso tenemos trabajo. Si no hubiera problemas (o retos) no nos contratarían. La cosa cambia mucho, vista así. Una vez que te das cuenta de que no puedes quedarte fuera, empiezas a tomarte interés y ese es el momento que empiezas a disfrutar. Algo que antes te irritaba por la pérdida de tiempo, ahora le ves la gracia y sobre todo hace mejorar tu rendimiento.

Veamos las fases que he decantado en estos 25 años de mesas de negociaciones:

Primera Fase. INTROSPECCIÓN. Trabajar en MÍ.

PREVIA. Lo primero que tengo que hacer es conocerme a mi mismo. De nada sirve todo lo demás si no hago una inversión en mi mismo. Este mismo fin de semana he pasado a los alumnos el test Myers – Briggs para que tomen conciencia de como son (o se perciben). La siguiente medida es conocer como son mis compañeros de equipo. Solo así empezaré a vislumbrar el por qué hacen las cosas que hacen y como las hacen. Recuerda que todos llevamos una mochila con lava bullendo en su interior. Sé amable con todo el mundo y sobre todo contigo.

PREVIA. Después tengo que preparar la negociación. Esto parece obvio pero si no tenemos un plan estándar de como preparar las reuniones perderé efectividad. Mientras que si repito una rutina seré cada vez mejor en ella. Esto no creo que genere dudas al respecto. Un atleta olímpico repite hasta la saciedad sus rutinas hasta alcanzar su meta. Ser el mejor. Apliquémoslo.

1. Cuando hablo de preparar la negociación hablo de algo más que estudiar el producto y la empresa. También calculo cuanto me cuesta cada acción que vaya a realizar (desde una muestra, a un microsite para enseñar al cliente, regalos, viajes-transportes-dietas, y las horas que he dedicado.) Todo ello lo tengo que valorar así como la previsión de cuantas visitas harán falta para cerrar. Y veo cual es el peso de cada input.

2. Tan importante como esta parte cuantificable está la parte inmaterial: Mi Energía. ¿Cómo me veo de energía para sacar adelante la negociación? Sinceramente. Un rango de 4 módulos de energía suele ser un buen baremo para medir mi energía. Esta se irá consumiendo conforme vayan sucediéndose las visitas, cosa que sabe mi contraparte. Ahora que tengo 50 años, veo la importancia capital de la posición de anfitrión. Antes, de joven, no me afectaba volar 10 horas o más para llegar hasta el cliente. Ahora sí. En términos de energía no tiene nada que ver.

3. El siguiente punto es inmediato al anterior: ¿Cómo entro a la reunión? Sinceramente. No valen respuestas de: bien/mal. Existe toda una gama de adjetivos que reflejan mi estado de ánimo y es fundamental que sea consciente de él. Porque detectándolo puedo poner remedio y darme un respiro. No estoy hablando de los nervios normales de entrar a una reunión, sino más bien de detectar alguno de estos sentimientos:

Esto tenemos que practicarlo cada día al entrar en la oficina. No tiene nada que ver sentirme: alegre, que confundido, que sereno. Ojo, sentirme alegre puede ser tan peligroso como sentirme inferior, por ejemplo. Se trata de que una vez auto detectado qué me está guiando en ese momento, seamos capaces de volver a la posición de máximo balance: en el centro justo de todos estos sentimientos y vaciando la cabeza para que todos los recursos disponibles estén puestos al servicio de la negociación.

Segunda Fase. Habituarse a plasmar Escenarios.

Con todo eso vamos a entrar a la reunión.

4. ¿Con qué nos vamos a encontrar? Si es la primera reunión, tenemos que estar abiertos a lo que venga y detectar quien tenemos delante. Si ya es la segunda o tercera reunión es útil que nos hayamos planteado diferentes escenarios y uno sobre el que pivotar:

5. Es momento de empezar y tener en cuenta que la reunión irá discurriendo sin un orden premeditado. Ahí es cuando un negociador destaca, nadie va a seguir un proceso lineal salvo que sea un aprendiz. Así que adelante con los caballos. Allí donde nos lleve. ¿A cualquier sitio? El negociador que sabe donde quiere ir, se acercará al OBJETIVO paulatinamente, no importa desde que lugar, porque sabe donde quiere ir y los víveres (energía) y herramientas (preparación de la negociación) a las que acudirá para sentirse tranquilo en el proceso.

¿Qué estamos negociando?

¿Un producto o servicio de 10 Millones?

¿Qué miedo tiene el comprador? Tiene miedo a meter pata. Vive tranquilo y no quiere líos. ¿Qué necesita? INFORMACIÓN.

¿Un producto de 200 Euros?

Es una decisión de precio. No se juega nada. Llegamos al final y tiene razón. ¿Qué le aportamos? ¿O solo transportamos? Estamos fuera de precio. Olemos a cadaverina… Ya podemos empezar a pensar en algo nada más salir de la reunión.

Tercera Fase. El Diamante Negociador.

¿Y qué herramientas tendremos a mano siempre? Nuestro diamante negociador.

En la primera fase tenemos marcado el perímetro que no podemos traspasar. Es nuestro mínimo. Es necesario ponderar el peso de cada factor. En este caso se trata de un productor líder en costes y valor añadido lo que le permite una horquilla de negociación de un 30% entre el precio de anclaje y el precio mínimo aceptable.

En esta fase de detalle, ampliamos nuestro perímetro () y nos moveremos entre esta elipse avanzando con movimientos sobre esos 20.000 € (todos los posibles avances para el cierre pueden sumar como mucho 20.000 €) una vez consumidos los recursos del precio de anclaje.

Y el rectángulo de abajo que muestra el precio de salida o anclaje. Iremos avanzando en la negociación con los primeros 9.600 € a cambio de otros avances de la contraparte. Iremos detectando donde está la cuerda a pulsar para que nuestra oferta resuene… y que será alguna de estas: la del precio, plazo, volumen, calidad, posicionamiento y prestigio.

Una vez cumplimentado el diagrama, marcamos nuestro precio objetivo que estará entre el precio de salida (129.600 €) y el Mínimo (100.000 €) y con ese marco de negociación, consumimos primero los 9.600 € lo más lentamente posible, para entrar en la fase final de negociación de los 20.000 €.

Lógicamente el Comprador deberá averiguar si el precio de salida es un disparate o no, e irá bajando hasta donde le indique sus índices de precios. Es por ello necesario que el precio de anclaje sea razonable y trazable para no quedar como un bocazas e ir afianzando la negociación dentro de lo racional.

Como adentrarnos en el mundo de lo emocional, será objeto del siguiente artículo.

¿Te lo vas a perder?