Estrategia ecat: La integración de catálogos electrónicos para un aprovisionamiento eficaz

Autor: Rodrigo Alonso, Ebusiness Manager en Hoffman Iberia

La integración de catálogos electrónicos de Proveedores en los ERPs ( planificadores de recursos empresariales) , se ha situado como el factor clave para la automatización de los procesos de procurement en las compañías durante éste crítico ejercicio.

El nivel de colaboración y exigencia de los departamentos de compras hacia sus proveedores , ha convertido en estrategia ganadora la posibilidad de facilitar el amplio portfolio de productos y servicios de manera integrada, ágil y sencilla en los sistemas del cliente.

La transformación digital de las empresas supone también la integración de los proveedores estratégicos en el día a día de la cadena de producción.

Se emplean diversas formas para conseguir dicha integración:

• La tradicional ( o antigua), consiste en crear un catálogo estático en formato legible por el ERP del cliente ( Excel, cXML, csv, cif…) y cargarlo en su sistema. Su principal ventaja radica en que dicho archivo estará “on premise”,es decir en el servidor del cliente, por tanto la exportación y grabación de información y cesta de la compra a nuestro sistema es inmediata, con los precios negociados personalizados para el cliente.

Sin embargo, el hecho de ser “estático” le priva de la condición de actualización constante o modificación de cualquier aspecto como puedan ser “ofertas especiales”, “descuentos o promociones temporales” o “campañas de desestockaje de artículos”, careciendo también del dinamismo de introducir nuevos productos al mismo o de ver el stock disponible del proveedor. Éstos son dos aspectos importantes a tener en cuenta.

• Los catálogos electrónicos dinámicos, permiten precisamente interactuar constantemente y fomentar la relación compras-proveedor. Se pueden incluir nuevas referencias de artículos, y cualquier cambio puede ser visualizado en el momento por ambas partes. Además de permitir la inclusión de modificaciones en los precios de los productos, incorporando descuentos especiales y el comprador puede ver la disponibilidad y cantidades de los productos.

Éste tipo de catálogos electrónicos , ecats, se pueden integrar en el sistema de Compras de varias maneras:

1. Apis: Aplicaciones punto a punto (P2P) entre cliente/proveedor, para dar acceso al catálogo. Por ejemplo, SAP tiene desarrollada una aplicación llamada OCI (Open Catalog Interfaz) que permite a dos máquinas SAP conectarse directamente; teniendo disponible un acceso directo a la tienda de comercio electrónico del proveedor y grabándose los pedidos en ambos sistemas.
2. Punchout: Consiste en crear un enlace directo desde la web de ecommerce del proveedor (donde tiene el catálogo cargado), a una plataforma de compras donde el comprador puede disponer a discreción. Éste tipo de conexiones son frecuentes en aquellos compradores que manejan una cantidad amplia de catálogos electrónicos de proveedores.

Aportan la ventaja que desde el mismo site tienen la opción de realizar los pedidos a distintos proveedores, ahorrando tiempo y costes, e integrándolo en el resto de procesos de la compra como son, desde el flujo de autorizaciones de pedidos hasta la posibilidad de la gestión de albaranes y facturas.

Ejemplos de dichas plataformas de compras, son, SAP Ariba, Coupa, Jaggaer, Fullstep, etc..

Todas ellas aportan grandes ventajas a los departamentos de compras a la hora de la gestión de proveedores y la automatización de los procesos de compras.

Otra forma integrar el catálogo electrónico consiste en utilizar las pasarelas creadas exprofeso por empresas de tecnología como Hubwoo/Proactis o BeNeering. Actúan como repositorios de catálogos y permiten a ambas partes (cliente/proveedor) interactuar en la gestión de pedidos.

También estamos asistiendo al resurgimiento de Marketplace B2B, que tan de moda estuvieron hace años. Estos sites permiten también la incorporación de catálogos electrónicos para poner a disposición de los clientes. Ejemplos paradigmáticos son Mercateo y Amazon Business.

Ventajas de integrar un catálogo electrónico

Son múltiples las ventajas y beneficios de incorporar los catálogos electrónicos en nuestro sistemas. Aquí va una lista de algunas de ellas:

1. Permiten clasificar y jerarquizar la información de una manera más efectiva
2. Se puede incluir información específica de producto (como fichas técnicas)
3. Se suprimen costes de impresión, papel, distribución y almacenamiento
4. Ahorro de tiempo y agilidad en el proceso de la compra
5. Búsqueda inteligente de referencias, y acceso rápido y fácil a todas las familias de producto.
6. Condiciones personalizadas y actualizadas en tiempo real
7. Acceso a las promociones y ofertas especiales
8. Permite crear propios códigos de referencia de cada artículo
9. La disponibilidad de ver “Existencias” de cada artículo
10. Permiten crear listas de favoritos para repetir compras de manera sencilla
11. Generar informes de pedidos y actividad por periodos o importes
12. Descargar facturas y albaranes
13. Permite hacer seguimiento integral de los pedidos en nuestro sistema.

Éstas, entre otras, son las razones que hacen de la integración de los catálogos electrónicos de los proveedores una cuestión estratégica en los departamentos de compras.

Abastecimiento repetitivo de productos

Cuando tenemos que realizar aprovisionamiento periódico de referencias o consumibles, resulta muy útil poder establecer nuestra lista de favoritos recurrentes y lanzar automáticamente dicha reposición.

Para ello, la automatización del catálogo de los proveedores proporcionan de manera ágil y directa dichas tareas que aportan menos valor a los departamentos de compras , pero que son imprescindibles para el funcionamiento de la “Supply Chain”.

Además en muchas ocasiones el importe de la cesta de productos es relativamente bajo , pero a menudo con muchas referencias y resulta una pérdida de tiempo dedicar la doble tarea de buscar todos los artículos y posteriormente grabar dicho pedido con muchas líneas en el ERP de la empresa.

Caso de éxito de proveedor de herramientas: Hoffmann Group

Un buen ejemplo de cómo un proveedor, en éste caso de herramientas industriales, mobiliario y epis, puede ayudarnos y facilitar dicho abastecimiento es Hoffmann Group. (https://www.hoffmann-group.com/)

Con un amplio catálogo de más de 85.000 artículos , y con dos marcas propias Garant y Holex y la distribución de productos de hasta 500 fabricantes, es un referente y líder en el sector.

La integración de su catálogo, adaptándose a los sistemas de los clientes, le permite posicionarse como un aliado y partner de sus clientes, incorporándolos éstos a la categoría de proveedor estratégico.

Actualmente ofrece a sus clientes la posibilidad de trabajar directamente a través de su tienda de comercio electrónico, eShop, ó integrarlo en el ERP.

La clave radica en la “adaptación al medio o circunstancia del cliente” integrando el catálogo a través de las plataformas de compras, portales de cliente, Marketplace B2B, o cualquier sistema que permita facilitar al cliente la gestión de sus pedidos de manera electrónica.

Se trata de poner el foco en las necesidades del cliente para facilitarles la tarea de aprovisionamiento.

Para ello, lo ideal es crear dichos puentes con la autonomía que supone trabajar con un catálogo integrado en el sistema del cliente, para que sea él quien decida el “qué, cuándo, dónde y cómo”.

Autor: Rodrigo Alonso Gómez

Ebusiness Manager

Hoffmann Iberia

https://www.linkedin.com/in/rodrigoalonsocompras/

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