COMPRAS: ¿Dónde Está el Ahorro Logrado?

La Cuenta de Perdidas y Ganacias
¿Cómo mostrar dónde está el ahorro logrado por Compras?

THE SAVINGSBRIDE™

Con los años de experiencia, Sievo (Consultoría Internacional con sede en Helsinki con un perfil no convencional), ha venido ejerciendo de “pegamento” entre compras y finanzas, Sievo creó el concepto de la SavingsBridge™. Este método cierra la brecha entre estas dos funciones y cesa las discusiones interminables sobre dónde fueron los ahorros de la empresa, lo consigue de la siguiente forma:

• Unificando las terminologías por ambas partes.
• Separando los drivers controlables y no controlables.

A partir de ahí, podemos centrarnos en qué ayudará a mejorar la empresa y su rentabilidad. Conectando gasto y ahorro y explicando de donde viene y qué componentes de gasto entran en juego, la credibilidad y la relevancia del ahorro trasladado por Compras a Finanzas, aumenta.

Todos tenemos mucha prisa y toneladas de cosas urgentes por hacer, algunas de ellas, además, nos desagradan mucho. Es por ello que no tengamos tiempo ni la dedicación adecuada para sentarnos con nuestros colegas para conseguir que, de una manera sana y cercana, preguntarnos cómo podemos ayudarnos. ¿Cómo podemos ayudarnos? Para el financiero que ve que el gasto ha aumentado de 4.84 a 5.10 (gráfico de arriba), ya de entrada le predispone a salir de la habitación cuanto antes: ya que espera recibir una cantidad de “es ques”, “no si peros”, difícil de manejar. Si además le añadimos nuestras cuitas personales, familiares, digestivas, automovilísticas al mismo tiempo, es muy posible que la cosa no salga bien. Porque Compras le va a sacar todas sus tablas categorizadas donde las cosas son distintas, para llegar al mismo punto: “Sí, bueno, vale, de acuerdo…” pero ¿cuándo le presenta la CEO la CPyG dónde está el ahorro?

Como un profesional de las compras, sabes que has hecho un buen trabajo, pero no es así cómo lo ven en finanzas. ¿Qué hacer en 15 minutos de reunión, que serán 10 o 5 minutos, en función de las llamadas que atienda el Director Financiero?

Lo que podemos hacer es empezar 3 semanas más atrás. (Back to the future)

Y comenzar a buscar aliados en Finanzas. Es posible que algún becario o alguien positivo al que le guste el reto que pulule por ahí, le puedas invitar al desafío de consolidar la información entre finanzas y compras. Le presentas un Prototipo de tu idea, y manos a la obra! Seguro que acepta.

Empezarás por descomponer el gasto:

• El primer factor es el impacto del volumen. Si tú compras más productos y servicios, el gasto aumentará. Pero esto no afecta a la rentabilidad, ya que la razón es típicamente empresarial o estratégica por fase de crecimiento.
• Luego está el impacto de la moneda. En un negocio cada vez más global lo más probable es que compres en muchas monedas diferentes y, esas fluctuaciones, pueden tener un gran impacto (positivo o negativo). Por lo tanto, aislamos la parte del tipo de cambio, que se debe al desarrollo general del precio de los productos básicos.
• Otro factor externo es el impacto del entorno. Los precios de las materias primas tiender a seguir al mercado global y esos cambios tienen un impacto directo en la compra. Podemos rastrear índices y vincularlos con productos y servicios comprados a lo largo del periodo deseando a estudio. Al hacer esto, puede aislar cómo se realizó la compra en comparación con el mercado en general.
• Solo nos queda aislar ahorros:

Finalmente, lo que nos queda después de aislar estos drivers externos es el ahorro en Compras. A través de este proceso, usted puede medir cómo las acciones que hemos realizado, como función de compras, realmente contribuyeron al resultado. Al hacer esto de forma continua con definiciones acordadas conjuntamente, puede comunicar su desempeño al resto de la organización. “Tampoco parece nada del otro mundo… no?” Te dice el becario. “Te lo dije”, le respondes: “sumar, restar, multiplicar y dividir”.

En realidad, la mejora de la rentabilidad debería ser impulsado por esfuerzos conjuntos de gestión de la demanda, producción y adquisiciones (incluyendo el ahorro, pero sin ser el único driver). Esto podría significar cambiar las soluciones o los procesos de producción, o productos sustitutivos, lo que también puede resultar algo arriesgado de no tener medición suficiente en años previos.

Y también se pueden añadir, entrar o salir drivers de año en año, siempre que nos dé una imagen lo más fiel posible del desempeño de las Compras y esté testado, y aceptado el significado por ambas partes.

Cuando los ahorros se comunican de forma integrada, basada en datos de facturas reales y vinculado al gasto. El valor del ahorro ES creíble. Y empezamos a ser vistos como profesionales. También da visibilidad sobre el impacto neto total en los costes, que es mucho más relevante para los negocios y las partes interesadas que solo el ahorro solo. Añadir otros aspectos cualitativos propios del desarrollo de políticas de relaciones estrechas con proveedores es recomendable para dar voz a esos puntos que hacen que nos elijan a nosotros en vez de a la competencia.